FOLHA DE PAGAMENTO

 

FOLHA DE PAGAMENTO

Os erros mais comuns na folha de pagamento e eSocial

O profissional de Recursos Humanos todo mês precisa lidar com uma avalanche de informações, processos, legislação e variáveis.

A observância desses elementos é essencial para o cumprimento legal da folha de pagamento, ainda mais com a inserção e obrigatoriedade do eSocial.

Criamos este guia para responder as suas principais dúvidas e ajudá-lo a nunca mais errar na folha de pagamento.

O QUE É FOLHA DE PAGAMENTO?

Folha de pagamento é um demonstrativo de remuneração paga aos colaboradores de uma determinada empresa. Este documento consiste em transformar as informações trabalhistas de cada funcionário em dados contábeis a fim de calcular o salário líquido e bruto, portanto, é um documento que possui função operacional, contábil e fiscal.

O preparo do cálculo da folha de pagamento deve ocorrer mensalmente e deve conter toda informação pertinente ao funcionário, como os dados da ficha pessoal, do cargo, as atribuições do empregado, valores que lhe são devidos e todos os descontos deduzidos do valor total.

A elaboração da folha de pagamento e a entrega do recibo de pagamento intitulado como “holerite” de cada funcionário são atividades obrigatórias para qualquer tipo de empresa.

 

OS IMPACTOS DO eSOCIAL NA FOLHA DE PAGAMENTO

O eSocial é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, criado pelo Governo Federal tem como objetivo facilitar a transmissão de dados das empresas para o Fisco e garantir o direito dos trabalhadores e previdenciário.

Em suma, o eSocial permite todos os dados dos colaboradores sejam fornecidos ao governo em uma mesma plataforma, incluindo jornada de trabalho, remuneração e pagamento de impostos.

Após a obrigatoriedade do eSocial, a folha de pagamento sofreu alguns impactos. Veremos cada uma delas:

1.    Contratação de trabalhadores: Agora é necessário que seja registrado imediatamente a contratação de novos empregados no eSocial. Antigamente, as empresas realizavam o cadastro no momento de fechar a primeira folha de pagamento.

A empresa deve ter cautela, pois em caso de descumprimento poderá receber uma multa do fisco.

2.    Atualizações constantes: O eSocial precisa ser atualizado constantemente, pois todas as informações envolvendo a folha de pagamento devem ser encaminhadas ao governo.

O sistema conta com mais de 2000 campos e todas as informações de cada trabalho deverão estar completas.

3.    Modificações na folha de pagamento: Todas as alterações na folha de pagamento devem ser comunicadas imediatamente. Exemplo: acidentes de trabalho devem ser enviados no máximo um dia após o ocorrido.

4.    Contrato de experiência: Após o término do período de experiência o contrato passará a ser valido como contrato por prazo indeterminado, mesmo se não houver nenhuma alteração das informações.

5.    Aviso prévio: A empresa é obrigada a enviar a rescisão ou o cancelamento do aviso prévio.

 

REMUNERAÇÃO E SALÁRIO

Como já conceituamos a folha de pagamento e o eSocial, precisamos entender as diferenças entre remuneração e salário.

A remuneração é a soma do pagamento realizado pelo empregador direta ou indiretamente, isto é, horas extras, adicionais, insalubridades, comissões, gratificações, entre outros, fazem parte da remuneração ao trabalhador.

Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber.

Enquanto o salário é o pagamento efetuado ao trabalhador pelos seus serviços e pelo tempo trabalhado à disposição do empregador. Integram o salário a importância fixa estipulada, as gratificações legais e as comissões pagas pelo empregador.

 Ou seja, o valor que deverá constar na folha de pagamento é o salário base acrescido das variáveis de remuneração, incluindo os descontos previstos — sobre isso falaremos a seguir.

Esse pagamento pode ser feito, segundo a lei, até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido, se o pagamento for mensal, ou até o 5º dia útil quando o pagamento for semanal ou quinzenal. Contudo, algumas empresas optam por fazer os pagamentos no último dia do mês. Assim, o fechamento da folha ocorre alguns dias antes e ganha-se um tempo a mais para o cálculo devido dos proventos e descontos.

Agora que já conceituamos os principais temas, vamos aos 5 erros mais comuns na folha de pagamento:

1º Apuração de ponto e pagamento da folha do mês considerando mês quebrado:

Já sabemos que estão obrigados a marcar o ponto os estabelecimentos com mais de 10 funcionários, contudo, recomenda-se que a partir do primeiro empregado já haja marcação, para que o empregador mantenha na empresa todo registro e possa, efetivamente, ter um controle da jornada e cumprir com as exigências da legislação.

A CLT determina que o fechamento deve ocorrer de 1 a 31 de cada mês. Na prática, é comum que as empresas façam o fechamento do mês considerando mês quebrado (exemplo: doa dia 25 ao dia 24 do mês subsequente).

Esta prática não está correta, tendo em vista que o INSS e FGTS devem ser apurados sobre as remunerações devidas dentro do mês.

Esta situação de fechamento do ponto fora do período que determina a legislação suscita alguns pontos a serem observados:

a)    Caso o fechamento do ponto ocorra em meses “quebrados”, o governo não terá um controle de jornada, isto é, não saberá se você está fechando o ponto de 25 a 24 ou até mesmo no mês anterior.  Nestes casos, o eSocial poderá exigir o controle de ponto, incluindo horas extras e comissões.

b)    As horas extras não podem aparecer na folha do mês em que o empregado está de férias, pois, assim, o eSocial saberá que a empresa não está cumprindo com o prazo estipulado em lei.

c)    Para quem paga a folha antes do 5º dia útil do mês seguinte: se sua empresa paga os salários dentro do mesmo mês, pode continuar a fazê-lo.

Todas as informações do horário de trabalho do empregado e de eventual banco de horas devem ser transmitidas ao eSocial.

 

2º Classificar incorretamente as rubricas na folha de pagamento

A rúbrica informativa é usada para transmitir na folha de pagamento ao eSocial o valor que não é pago como provento, mas também não é descontado do trabalhador e pode ser base de cálculo de tributos ou do FGTS. Exemplos: salário-maternidade pago pelo INSS, serviço militar obrigatório, benefícios previdenciários de natureza acidentária

Existe também o tipo de rúbrica informativa dedutora que contempla o valor não pago como provento nem descontado do trabalhador, mas que pode reduzir alguma base de cálculo de tributos ou do FGTS. Exemplo: dedução de dependente na apuração do imposto de renda da pessoa física.

As rubricas são uma das mais importantes informações que a empresa deve inserir no eSocial, tendo em vista que elas são relativas aos valores devidos aos empregados, sejam os salários, adicionais, benefícios ou quaisquer outros que se vinculam à folha de pagamento.

Nesse sentido, ao enviar as informações de remuneração dos trabalhadores e servidores, tenha certeza que as rubricas da folha constem na tabela de rubricas do eSocial, garantindo que elas estejam correlacionadas

Uma dica importante é ler atentamente o manual de orientações do eSocial, antes mesmo da utilização da Tabela de Rubricas do eSocial.

• Primeiro dígito 1: verbas relacionadas aos proventos dos funcionários

·         Primeiro dígito 3: verbas relacionadas aos contribuintes individuais e outros

• Primeiro dígito 4: verbas relacionadas a auxílios vinculados a afastamentos e benefícios (salário maternidade, auxílio-acidente de trabalho, licença prêmio ou remuneração do dirigente sindical)
• Primeiro dígito 5: verbas relacionadas ao décimo terceiro e férias
• Primeiro dígito 6: verbas rescisórias
• Primeiro dígito 7: insuficiência de saldo
• Primeiro dígito 9: bases

 

3º Rubrica não existe no cadastro do empregador no e-social

Caso uma rubrica não exista na tabela acima, a empresa poderá cria-la, com códigos próprios, informando uma nomenclatura e sua natureza.

Após essa inserção de todas as rubricas, é imprescindível que uma análise rigorosa quanto às suas incidências, tendo em vista que qualquer inconsistência pode gerar graves problemas, seja de atuação tributária ou trabalhista.

Assim sendo, desde as rubricas mais simples como o salário em si, bem como determinações da convenção coletiva devem ser obrigatoriamente informadas e estes devem ser seguidos pela correspondente incidência em FGTS, INSS e Imposto de Renda.

 

4º CBO errado na folha de pagamento e sua relação no e-social.

A Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) foi criada com o intuito de relacionar e identificar todas as ocupações do mercado de trabalho brasileiro.

A CBO é atualizada constantemente pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho e deve ser obrigatoriamente utilizada como referência para registros administrativos de atividades, uma vez que é ferramenta fundamental para a elaboração de estatísticas de empregabilidade no Brasil

Sempre que o profissional for admitido, deve ter o código CBO da sua função apontado na sua carteira de trabalho. Isso porque é através dessa informação que o governo atribui os benefícios previdenciários e outros direitos trabalhistas.

O uso correto da CBO é de suma importância à empresa, tendo em vista que a partir da sua correta inserção as suas atividades estarão alinhadas ou não a função de fato exerce.

No caso de uma atuação, por exemplo, a empresa conseguiria comprovar a real função do seu empregado.

Geralmente, essa nomenclatura está discriminada no holerite do trabalhador.

Quando existe a falta do CBO, ou a numeração está incorreta, o processo de aposentadoria pode ser comprometido.

5º Não realizar os lançamentos das verbas informativas na folha de pagamento e no e-social

Como dito acima, as rubricas são umas informações mais importantes a serem lançadas pelo empregador.

Por isso, atente-se ao resumo prático que fizemos para você:

·         Base de cálculo: A rubrica informativa é utilizada para transmitir na folha de pagamento ao eSocial o valor que não é pago como remuneração, mas também não é descontado do trabalhador e pode ser base de cálculo de tributos ou do FGTS.

Há ainda a rubrica informativa dedutora, ou seja, contempla o valor não pago como remuneração e nem descontado do colaborador, mas reduz a base de cálculos dos tributos ou FGTS. Ex: dedução de dependente na apuração do imposto de renda da pessoa física.

·         Plano de saúde: A rubricas relacionadas aos planos de saúde e odontológicos podem se rubricas informativas de desconto ou de proventos, conforme o caso. Nos casos em que há desconto do colaborador referente ao custo de assistência médica e odontológica, a rubrica não é informativa, pois ela tem efeito de reduzir a remuneração do empregado.

No caso de rubrica referente a reembolsos, assistência médica/odontológica a rubrica será de provento, tendo em vista que está adicionando à remuneração do empregado.

·         Banco de horas: Se o saldo for negativo, será lançado como rubrica informativa com natureza de dedução, havendo salvo positivo no banco de horas será rubrica informativa.

 

Como vimos, o processo da folha de pagamento é extremamente analítico e requer muita cautela.